Корпоративный английский язык: правила деловой переписки

Корпоративный английский – это инструмент мотивации сотрудников для работы и развития внутри компании, а также возможность эффективно решать ряд рабочих задач. Школы английского для взрослых проводят языковые бизнес-курсы, которые включают в себя изучение специальной лексики, правил деловых переговоров и переписки, а также многое другое. В этой статье внимание уделено последнему пункту.

Виды деловых писем на английском

Как правило, выделяют такие виды деловых посланий:

• Коммерческое предложение (Commercial offer). В нём предлагают товар, услугу, сотрудничество.
• Письмо-просьба (Letter of request). Его цель – запросить информацию, экспертное мнение, разрешение на что-либо (например, на использование авторских материалов) и т.п.
• Заявление (Application Letter). Обычно заявления пишут, чтобы поступить в учебное учреждение или устроиться на работу.
• Письмо-жалоба (Letter of complaint). Его составляют, например, если заказчик не доволен выполненной работой. 
• Письмо-извинение (Letter of apology). Такой вид писем, как правило, отправляют в ответ на недовольство клиентов или партнеров.
• Рекомендательное письмо (Letter of recommendation) пишут представители компании или преподаватели образовательного учреждения. Цель письма – дать положительную характеристику специалисту для его трудоустройства на новом месте. 
• Письмо-подтверждение (Acceptance letter). Этот вид письма используют, когда нужно сообщить о положительном исходе дела. Например, о том, что успешно прошла бронь, дошла посылка и т.п.
• Письмо-благодарность (Thank-you letter). Его отправляют в ответ на предоставление выгодных условий сотрудничества, крупный заказ и т.п.
• Сопроводительное письмо (Cover letter) прилагают к посылке или документу, чтобы дать инструкции по их использованию.
• Письмо-поздравление (Congratulation letter).

На курсах английского для сотрудников студенты изучают тонкости и правила составления каждого вида писем. 

Этика деловых писем 

Что относится к этике деловой переписки?

Во-первых, это грамотный строгий язык изложения информации. Лучше использовать только те слова и речевые обороты, в значении которых отправитель уверен. В тексте не должно быть сленга, вольных эмоциональных высказываний и юмора. Стоит избегать восклицательных знаков, эпитетов. Необходимо излагать только факты.

Деловой стиль подразумевает использование модальных глаголов. К ним относятся “would”, “should”, “could” и др. Например, стандартная фраза для делового текста: “We would be grateful…” (“Мы были бы благодарны…”). Затем описывается просьба к получателю. Например: “...if you could make a report at our conference” (“если Вы примете участие в нашей конференции”).

Во-вторых, текст должен быть вежливым, даже если отправитель пишет жалобу. Начать письмо нужно с обращения по имени, если оно известно. Перед мужским именем ставится “Mr” – сокращение от “mister”, перед женским – “Ms” – универсальное обозначение слов “miss” или “missis” (подчеркивать семейный статус человека в последнее время считается неуместным). Если имя получателя неизвестно, нужно обратиться к нему таким образом: “Dear sir/madam”.

В-третьих, важно позаботиться о том, чтобы получатель не тратил много времени на прочтение письма. Если слово или фразу можно убрать из текста без потери смысла, то лучше это сделать.

В-четвертых, деловые письма должны быть безличны. В них неуместно задавать вопросы и описывать события, не относящиеся к работе.

Хоть бизнес-послания достаточно стандартны, даже их стиль в современном мире постепенно меняется. Как узнать о последних тенденциях и нюансах составления таких текстов? Идеальный вариант – это изучение английского онлайн с носителем языка.

Такие преподаватели – это коренные жители англоязычных стран, имеющие профессиональную подготовку и дипломы. Они не только знакомы с манерой делового общения, но и ведут профессиональные курсы делового английского и деловой переписки. Уроки могут проходить и в режиме оффлайн, если ученик живет в большом городе, где можно найти представителей англоязычной культуры.

Структура и оформление деловых писем

Те, кто уже закончил курсы разговорного английского справятся с составлением простых деловых посланий. Но важно – не только придерживаться уместного тона общения, но и соблюсти нормы оформления письма. 

Деловое письмо составляется на фирменном бланке организации. Послание состоит из нескольких элементов: дата составления текста, адреса получателя и отправителя, смысловая часть. Также письмо может содержать пометку “confidential” (конфиденциально). 

Адрес отправителя пишут в верхнем углу справа. Он должен содержать название организации, данные о её расположении и контакты. Над адресом по необходимости ставится пометка о конфиденциальности. Если письмо пишет физическое лицо, то нужно указать его имя. Адрес получателя указывают в левой части листа под адресом отправителя. 

Дату, как правило, ставят над адресом получателя либо под ним. В США принято сначала писать месяц, а потом число и год. Выглядит это таким образом: 10.27.2021. Но чтобы не запутаться с числами, рекомендуют писать название месяца словом: October, 27, 2021.

Смысловая часть письма начинается с обращения к получателю. Например, “Dear Mr/Ms Gibson”. После обращения британцы ставят запятую, а американцы двоеточие. 

Затем стоит вписать вежливую фразу. Она может быть следующей: “Hope you are well”. Переводится она так: “надеюсь, у Вас всё в порядке”. В качестве альтернативы можно использовать и другие фразы. Например, Вы можете поблагодарить получателя за быстрый ответ на прошлое письмо, выразить радость от недавней деловой встречи, поздравить с повышением и т.д.

Затем нужно обозначить цель письма. С первого абзаца получателю должно быть ясно, читает ли он предложение о сотрудничестве, благодарность, жалобу или другой текст. Стандартная фраза для обозначения цели письма: “I am writing…” (“Я пишу…”). Затем следует непосредственно цель. Например, “чтобы объяснить” (to explain). Фраза может начинаться с местоимения “We”, если текст пишется от лица организации.

В следующем абзаце цель письма раскрывается более подробно. Нужно указать, каких конкретно действий ждёт отправитель от получателя. Например, что он посетит мероприятие, предоставит ту или иную информацию, совершит заказ и т.п. 

В заключении, как правило, пишут о желании получить скорый ответ. Для этого подойдет такое высказывание: “Your early reply will be appreciated”. По смыслу оно означает: “будем благодарны за быстрый ответ”.

В одной статье невозможно указать все нормы, нюансы и фразы для составления деловых писем. Ведь не зря существуют целые программы обучения деловому английскому. Но что делать, если нет возможности посещать занятия по графику? На сайте DS Corporate можно подобрать лучший курс английского языка для самостоятельного изучения. Студенты получают знания в своем темпе.

Итак, в бизнес-среде важно грамотно излагать информацию, ведь это повышает Ваш авторитет в глазах партнеров и клиентов. Для тех, кто пока не уверен в своих знаниях, существует множество специальных курсов. Изучать информацию можно дистанционно и в удобное время. 

В Denis' School Corporate программы корпоративного английского могут проходить онлайн и длятся от 2-3 месяцев. Уже в процессе освоения материала студенты смогут писать деловые письма и общаться на профессиональные темы.